Cum sa iti usurezi munca

de Cătălina Ionescu (Senior Account Executive)

Instrumentele de organizare si planificare sunt un fel de formula magica pentru cei care au de rezolvat mai multe taskuri importante pe zi sau trebuie sa ajunga in mai multe locuri. Exista solutii pentru “am uitat sa dau un telefon important/ sa ajung la un eveniment/ sa postez un articol/ iar am stat peste program”. Avem softuri, aplicatii pe telefon, agende cu calendar pe care putem nota, post-it-uri, etc.

De aproape un an de zile eu folosesc Outlook pentru modulul “Calendar”. Inainte de asta imi notam toate taskurile doar pe o agenda, iar acasa pe post-it-uri. Cui nu-i place un birou cu multe hartii colorate? :) Pana intr-o zi, cand Andrei m-a luminat cu o scurta prezentare despre Outlook. Atunci am inteles ca nu este suficient sa ai o lista cu “mail Razvan”, “proiect Facebook” si nici “lasa ca tin eu minte” nu o sa functioneze de fiecare data.

Acum, in Outlook, imi organizez taskurile pe categorii, in functie de prioritate si termene limita. Pentru o buna planificare a timpului stabilesc si durata fiecarui task, adica timpul pe care il aloc pentru o sarcina. Cum poti sa faci:

1. Ataseaza o culoare pentru fiecare task in functie de categorie. De exemplu: culoarea verde pentru toate taskurile care intra in categoria campanii pe bloguri, iar albastru pentru Facebook. La ce ajuta? La sfarsitul saptamanii (sau lunii) vei sti care dintre cele doua activitati iti ocupa mai mult timp si vei planifica mai corect pe viitor.

2. Taskurile prioritare se trec in partea de sus, iar cele mai putin importante in partea de jos. Prioritizarea nu dureaza mult si poate fi facuta dimineata la cafea. :)

3. Da taskurilor titluri scurte, dar reprezentative. Exemplu: “scriu un articol pe blog Spada” pentru scrierea acestui articol. :)

4. Fa notite de fiecare data cand in programul tau se iveste ceva nou. Lipsa de organizare poate consuma mai mult timp decat timpul alocat organizarii propriu-zise.

Ordonarea si planificarea lucrurilor pe care trebuie sa le faci te pot scuti de deadline-uri depasite, de seri petrecute la birou, de taskurile uitate, de mailuri date in afara programului sau de suprapunearea evenimentelor la care trebuie sa participi. Inregistrarea activitatilor ajuta nu numai pentru planificarea timpului ci si pentru evaluarea lui. Vei sti astfel care sunt activitatile care iti ocupa cel mai mul timp, care sunt activitatile care iti ocupa mult timp, dar nu iti aduc nimic sau ce trebuie sa imbunatatesti (exemplu: imi propun sa ma documentez despre social media 10 ore pe luna, dar la sfarsitul lunii observ ca am facut-o doar 2 ore). Timpul tau valoreaza mult, foloseste-l cu cap astfel incat ceea ce faci sa fie eficient si sa te simti bine.

Voi ce instrumente de organizare folositi?